急ぎの仕事ばかりで、悩んでいる時の解決策
「やることあるのに、また急ぎの仕事が来ちゃった。」
「急の仕事を断れずに、残業続きだ。」
自分が予定していなかった急ぎの仕事が割り込むと、その日の計画が崩れてしまうことが多いです。そんな毎日が続くと残業続きになったり、自分だけが膨大な業務量をこなさなくてはいけない状況になったりと、苦しくなってしまいます。
今回は、そんな急ぎの仕事との「向き合い方」をご紹介します。
急ぎの仕事だからと言って、いつも「すぐ対応してしまう」のではなく、正しい向き合い方を考えましょう。
~参考書籍~
急ぎの仕事ばかりの時ほど、インシデント管理が大切
忙しい仕事が多い時ほど、その仕事を「記録」していくことが大切になります。
理由はチームに共有し、チームで改善していくためです。
突発的に発生した事象をインシデントと呼びますが、このインシデントを分類し、資料に記録していくことから始めてみましょう。
インシデントに関する記事は、こちら
インシデントの分類方法については、こちらの記事を参照ください。
また、作成したインシデントの資料をチームに共有していくことも大切になります。例えばチームで実施している定例会議を利用して、インシデントを軸とした改善を検討していくのがいいと思います。
そして、他の人が抱えているインシデントも共有することができれば、以下のようなメリットがあります。
メリット
- 再度インシデントが発生したときに、どう対応すればいいのか相談できる
- インシデントの発生傾向を知ることができる
- 発生頻度の多いインシデント対応を、効率化するための案を検討できる
- 対応することを忘れていた作業に、他の人が気づかせてくれる
- チーム同士のコミュニケーション活性化になる
などがあります。
急ぎの仕事の向き合い方 ～「すぐにやる」だけが選択肢じゃない～
「お客様から電話で急なお願いを依頼された」
「トラブルが発生して、すぐに対処しなければいけなくなった」
このように、「インシデント＝すぐに対応するべきもの」と思って、すぐに自分1人で対処してしまう場合が多いと思います。しかし、インシデントの向き合い方には「対応する」以外にもあります。
インシデント対応の選択肢
- 対応する
- 断る、やらない
- 保留にする、時間が経過するのを待つ
- 効率化を検討する
- ツールや、システムや、社内外の知識や過去の経験を活用する
「断る、やらない」という選択肢を取りづらいと思っている人は多いはずです。そんな時は、「迷ったら社内の人に相談する」ことを検討してみましょう。
また、相談しやすくするためにも、チャットなどのコミュニケーションツールの導入など、相談しやすい環境づくりが大切になってきます。
また、あらかじめチーム内でインシデント発生時の対応方針が決まっていれば、誤った向き合い方を防ぐこともできます。
急ぎの仕事から逃げる選択肢もある
「どうして自分にばかり、急ぎの仕事が割り込んでくるのだろうか？」
もしかしたら、その原因は、
「頼んだら断らなさそうな人だから」
「そこにいたから」
そんな些細な理由しれません。
この場合は、頼まれることから逃げないと、「あの人に頼めば、いつでもやってくれる」と思われてしまい、ますます急な仕事依頼が来るかもしれません。
そんな場合は、
- 特定の時間は、フリースペースなどの自席以外で仕事する
- テレワークを使って自宅で作業する日を作る
- チームで「個人で集中する時間」と「インシデント対応をする時間」を区切ってルール化する
などの対策を実施し、「いつでも引き受けるわけではないですよ」と言うことを行動で示す必要もあるのです。
最後に
今回は、急ぎの仕事の向きい方について説明してきましたが、何よりも1人で抱え込んでしまうのは避けましょう。もしかしたら周りの人たちは、急に入った仕事をあなたが対応しているのを知らないかもしれません。その場合、「なんであの人あんなに残業しているのだろう？」と周囲の理解を得られていない可能性もあります。
まずは、周りに共有するための報告ができるように意識することが大切だと思います。
「どのような資料を共有すればいいのか？」と悩んでいる人は、急ぎの仕事に関する関連記事もありますので、こちらも見ていただければと思います。
~関連記事~
~参考書籍~
